Theo quy định, Giấy chứng nhận và tem đăng kiểm là hai thành phần của hồ sơ xác nhận phương tiện đủ điều kiện về chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường để tham gia giao thông.

Đại diện Cục Đăng kiểm VN cho biết xe ôtô phải có giấy chứng nhận và tem đăng kiểm hợp pháp mới được phép tham gia giao thông. Do đó, trong trường hợp mất một trong hai loại trên, giấy tờ về đăng kiểm không còn giá trị sử dụng và phương tiện phải đăng kiểm lại để được cấp giấy chứng nhận, tem đăng kiểm mới.

Cụ thể, Thông tư 70/2015 của Bộ GTVT về kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường phương tiện giao thông cơ giới đường bộ quy định, giấy chứng nhận và tem đăng kiểm mất hiệu lực khi chủ xe khai báo mất. Tem và giấy chứng nhận là hai thành phần không tách rời của giấy tờ chứng nhận đăng kiểm, nên dù chỉ một trong hai loại giấy trên được chủ xe khai báo mất thì chứng nhận đăng kiểm xe không còn hiệu lực.

Khi đó, các chủ xe phải đưa xe đi đăng kiểm để được cấp giấy chứng nhận, tem mới

Ngoài các giấy tờ như đối với xe đến hạn đăng kiểm, chủ phương tiện chỉ phải có thêm đơn khai báo về việc mất giấy chứng nhận đăng kiểm để làm căn cứ tiếp kiểm định.

Nếu không tiến hành kiểm định lại để được cấp giấy chứng nhận đăng kiểm mới, các chủ xe có thể bị xử phạt từ 200.000 – 300.000 đồng theo Điều 21 Nghị định 46/2016 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông đường bộ và đường sắt. Trường hợp giấy chứng nhận hoặc tem đăng kiểm đã hết hạn sử dụng đến dưới 1 tháng bị phạt 2 – 3 triệu đồng; hết hạn từ 1 tháng trở lên hoặc không có giấy tờ trên bị phạt 4 – 6 triệu đồng và tước GPLX từ 1 – 3 tháng.​